Une source importante de conflits parmi les équipes et les organisations est que les gens ne sont pas clairs sur la façon dont une décision sera prise. Les leaders conscients clarifient les droits de décision comme un moyen d’être en pleine intégrité en étant impeccables autour de leurs accords. Aucun droit de décision n’est fondamentalement meilleur qu’un autre. Les leaders conscients sont présents et réfléchissent à la bonne décision qui servira au mieux la situation, les circonstances et l’équipe.
Voici comment procéder :
Étape 1 : Déterminer s’il y a une décision à prendre
Les leaders inconscients ont réunion après réunion et conversation après conversation sans que personne ne se demande « Allons-nous prendre une décision sur ce sujet, et si oui, qui va prendre la décision? » Les leaders conscients décident s’il y a une décision à prendre ou non. Si ce n’est pas le cas, créez un accord clair avec votre équipe pour mettre la conversation de côté. Si vous déterminez qu’il y a une décision à prendre, passez à l’étape 2. Cette étape à elle seule augmentera l’efficacité de l’équipe et la gestion du temps.
Étape 2 : Formaliser et articuler clairement la décision à prendre
Étape 3 : Déterminer l’importance du temps et de l’adhésion en répondant à ces questions
Combien de temps avez-vous?
Quelle est l’importance de la question?
De combien d’adhésion des parties prenantes avez-vous besoin?
Qui possède l’information et l’expertise nécessaires?
Dans quelle mesure les décideurs sont-ils compétents et expérimentés?
Quelle est la bonne décision qui pourrait renforcer l’équipe?
Étape 4 : Choisir le bon processus
Afin de déterminer quel droit de décision sera utilisé, le leader prend en considération les réponses aux questions de l’étape 3 pour déterminer le bon équilibre entre le temps et l’adhésion. Le temps est lié à l’urgence de la décision. Si la décision doit être prise rapidement, certains droits de décision sont préférables. Si l’adhésion est importante, d’autres droits de décision (qui prennent généralement plus de temps) entrent en jeu.
Vous avez le choix entre sept droits de décision :
1. Le leader décide
Le leader ou celui qui a l’expertise prend la décision seul sans demander de commentaires. Cette méthode ne crée pas toujours l’adhésion mais se révèle efficace lorsqu’on doit prendre une décision rapidement (par exemple un commercial bien formé face à un client)
2. Le leader décide avec la participation des autres
Le leader ou l’expert prend la décision tout en sollicitant l’avis des autres. Il décide de la quantité d’avis nécessaire et du temps alloué.
3. Le sous-groupe décide
Certaines décisions sont mieux prises par un sous-groupe de l’entreprise. Ce sous-groupe peut être composé d’experts en la matière ou de représentants de parties prenantes. Lorsque ce droit de décision est choisi, le sous-groupe prend la décision et personne d’autre ne donne son avis.
4. Le sous-groupe décide avec la participation des autres membres
Le sous-groupe prend la décision tout en sollicitant les commentaires des autres.
5. Vote à la majorité
Le chef décide du temps à allouer à la discussion de groupe et du type de majorité qui sera utilisé pour le vote (majorité simple, deux/tiers, etc.). Tout le monde a la possibilité d’exprimer ses pensées et d’entrer son vote.
6. Consensus
Le consensus est atteint lorsque personne ne s’oppose à la décision. Les gens peuvent être neutres ou avoir différents niveaux d’accord avec la décision. Le consensus exige que tout le monde soit entendu et que chacun défende ce qui est le mieux pour l’ensemble.
*Lorsqu’un leader choisit le consensus comme droit de décision, il doit également choisir une décision de repli. Parfois, le consensus n’est pas atteint, et quand ce n’est pas le cas, le groupe doit savoir comment la décision sera prise.
Le leader peut sélectionner l’un des 5 droits de décision précédents comme méthode de secours pour prendre la décision.
7. Alignement
L’alignement est une forme de consensus où chaque individu n’est pas seulement sans opposition à la décision, mais s’en remet totalement à la décision. L’alignement prend généralement le plus de temps, mais offre la plus grande adhésion.
* Comme le consensus, l’alignement nécessite de choisir une décision de repli au cas où l’alignement ne serait pas atteint.
Étape 5 : Exécuter la décision correctement en mettant en place un plan d’actions
Mobiliser les parties prenantes concernées pour résoudre le problème en définissant les responsabilités de chacun et en précisant le cadre à respecter (les actions à engager, les objectifs à suivre, les métriques et les facteurs de succès etc.) et la marge de manœuvre et d’autonomie que votre style de management tolérera … ou pas…
Étape 6 : Soyez clair dans votre décision
Une fois que vous avez pris votre décision et mis en place un plan d’actions, tout le monde s’accorde à dire qu’elle est définitive/complète. Cela signifie qu’il n’y a pas de conversations secondaires sur ce que quelqu’un n’a pas partagé au cours du processus, pas de tentatives détournées d’influencer le ou les décideurs et que la clarté d’un processus est convenue pour revoir la décision si nécessaire.