L’onboarding, ou l’intégration des nouveaux employés, reçoit souvent toute l’attention dans la gestion des ressources humaines. Pourtant, le processus d’offboarding, c’est-à-dire la gestion structurée du départ des employés, est tout aussi essentiel. Bien géré, il permet de minimiser les risques, de préserver la réputation de l’entreprise, et de faciliter la transition pour tous les acteurs impliqués.
Les objectifs de l’Offboarding (hors PSE)
Minimiser les risques : Le départ d’un employé peut exposer l’entreprise à divers risques, notamment en matière de sécurité des informations. Un processus d’offboarding rigoureux assure que les données sensibles restent protégées et que toutes les obligations légales sont respectées, évitant ainsi les conflits potentiels.
Maintenir une bonne image de marque : L’expérience de départ d’un employé influence directement sa perception de l’entreprise. Un offboarding bien mené contribue à maintenir une image de marque positive, non seulement pour les employés actuels, mais aussi pour ceux qui envisagent de rejoindre l’entreprise.
Faciliter la transition : Le départ d’un employé peut perturber les opérations courantes. Un processus d’offboarding structuré permet de transmettre efficacement les tâches et responsabilités, assurant ainsi une continuité des activités.
Comprendre les raisons des départs : Un des objectifs essentiels de l’offboarding est de comprendre pourquoi un employé quitte l’entreprise. Cette information est cruciale pour identifier les tendances et prendre des mesures préventives, si nécessaire.
Exprimer sa reconnaissance : Dire merci aux employés qui quittent l’entreprise est un geste simple mais essentiel. Cela montre de la reconnaissance pour leur contribution et renforce les liens, même après leur départ. Cette pratique peut aider à maintenir une relation positive.
Les étapes clés du processus d’offboarding
Préavis et communication : Une communication claire et respectueuse est essentielle dès l’annonce du départ. Il est crucial d’informer les parties prenantes internes et externes de manière appropriée, tout en respectant la confidentialité.
Transmission des tâches : Le transfert des connaissances est une étape fondamentale de l’offboarding. L’employé sortant doit documenter ses procédures et former son successeur ou l’équipe qui prendra en charge ses responsabilités.
Entretien de départ : L’entretien de départ est une opportunité précieuse pour comprendre les raisons du départ et recueillir des retours constructifs. Ces informations peuvent aider à améliorer les conditions de travail et à réduire le taux de rotation des employés. Il est conseillé de formaliser cet entretien avec un questionnaire de sortie qui couvre divers aspects de l’expérience de l’employé au sein de l’entreprise.
Gestion des accès et de la sécurité : La désactivation des accès aux systèmes internes est essentielle pour protéger les données de l’entreprise. Cela inclut la suppression des comptes d’accès aux logiciels, aux bases de données, et aux e-mails.
Documentation et formalités : Préparer les documents nécessaires, tels que le solde de tout compte et les certificats de travail, est une étape clé pour clôturer le contrat de manière conforme aux réglementations. La formalisation de ce processus via des formulaires de départ standardisés permet de s’assurer que rien n’est omis.
Suivi post-départ : Maintenir une relation positive avec les anciens employés peut s’avérer bénéfique à long terme, que ce soit pour des recommandations ou des collaborations futures. Certaines entreprises développent des programmes spécifiques pour les « salariés boomerang », ces anciens employés qui reviennent après avoir acquis de nouvelles compétences ou expériences.
Les Défis de l’Offboarding
Ressources humaines : Le départ d’un employé peut avoir un impact émotionnel sur l’équipe restante. Gérer ce départ avec empathie et professionnalisme est essentiel pour maintenir un bon climat de travail.
Risques juridiques : Une mauvaise gestion de l’offboarding peut entraîner des litiges juridiques. Il est donc crucial de suivre les procédures légales à la lettre pour éviter ces risques.
Perte de savoir-faire : Le départ d’un employé, surtout s’il est clé dans l’organisation, peut entraîner une perte d’expertise précieuse. Documenter les connaissances et former les employés restants à temps est essentiel pour minimiser cet impact.
Les bonnes pratiques en matière d’Offboarding
Planification : Il est important d’anticiper le départ dès qu’il est annoncé. Une planification minutieuse permet d’organiser efficacement le transfert des connaissances et de gérer les formalités administratives.
Communication ouverte : Encourager un dialogue ouvert avec l’employé partant permet de comprendre ses motivations et de prévenir d’éventuels ressentiments. Cela contribue également à identifier des améliorations potentielles dans l’organisation.
Automatisation des processus : L’utilisation de logiciels dédiés à la gestion des départs d’employés permet de faciliter le suivi des différentes étapes de l’offboarding, en réduisant les risques d’erreurs ou d’oublis.
Retour d’expérience : Les informations recueillies lors des entretiens de départ et via les formulaires de départ doivent être analysées et utilisées pour améliorer les pratiques de gestion des ressources humaines. Cela permet de créer un environnement de travail plus attrayant et de réduire le turnover.
Encouragement des salariés boomerang : Garder la porte ouverte aux anciens employés en leur offrant un retour dans l’entreprise peut être bénéfique. Les salariés boomerang apportent une expérience extérieure tout en ayant déjà une bonne compréhension de la culture d’entreprise.
L’Impact de l’Offboarding sur la Marque Employeur
Le processus d’offboarding peut avoir un impact significatif sur la marque employeur. Les témoignages des anciens employés, notamment sur les réseaux sociaux, peuvent influencer la perception de l’entreprise par le public. Un offboarding bien géré renforce la confiance en l’entreprise, tandis qu’un départ mal géré peut ternir sa réputation. De plus, un bon offboarding peut faciliter le recrutement futur en montrant que l’entreprise se soucie de ses employés, même lorsqu’ils la quittent.
L’offboarding n’est pas une simple formalité administrative. C’est un processus stratégique qui, s’il est bien mené, peut non seulement protéger l’entreprise, mais aussi renforcer sa réputation et améliorer son attractivité. En structurant et en perfectionnant leur processus d’offboarding, les entreprises transforment le départ de leurs employés en une opportunité de croissance et d’amélioration, tout en laissant la porte ouverte aux futurs retours de leurs anciens talents.